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Delicious es también una fuente de información

En la cápsula de formación Cómo utilizar herramientas web 2.0 en tu estrategia de marketing (organizada por Cibernàrium), a la que asistí antes del verano, se comentó que Delicious, además de ser una herramienta para guardar y clasificar enlaces, también permite crear avisos para recibir notificaciones cuando alguien guarda un enlace con una palabra concreta. No dio tiempo para más, sólo se mencionó esta función, y como poco después llegaron las vacaciones, dejé este tema de lado para profundizar en él a la vuelta.

Tras publicar aquí el primer artículo, Organizar el despacho, una amiga me recomendó ThinkWasaby, un blog sobre tecnología y productividad simple que inmediatamente agregué a mi lista. Y precisamente allí encontré el artículo Feeds vitaminados con las suscripciones de Delicious, dedicado a esta función, donde encontraréis una descripción muy clara y los pasos necesarios para configurarla.

Para los traductores, siempre ávidos por encontrar en la red nuevos diccionarios y glosarios, resulta una forma rápida y fácil de ampliar nuestra lista de recursos.

La página de inicio personalizada: toda la información en un mismo lugar

El entorno 2.0 ha cambiado por completo la forma de comunicarnos y de trabajar, y necesitaba ponerme al día, así que en primavera asistí a la cápsula de formación La oficina 2.0: Herramientas on line para tareas profesionales cotidianas organizada por Cibernàrium (Barcelona Activa). En tres horas vimos herramientas para organizarnos mejor, para trabajar en red y para conocer opiniones o hacer evaluaciones. Fue una sesión muy productiva, sobre todo gracias al descubrimiento de la página de inicio personalizada.

Hace tiempo que estar conectados a Internet se ha convertido en una obligación para poder desarrollar nuestra actividad profesional de forma eficaz. En Internet tenemos el correo electrónico, los contactos, la agenda, documentos, nuestros enlaces y los blogs que seguimos. Con esta herramienta podemos acceder a toda esta información de forma rápida y fácil porque agrupa todas las fuentes que consultamos a diario.

La página de inicio personalizada

¿Para qué sirve? Nos permite tener agrupadas en una misma pantalla todas las fuentes que consultamos y que hasta ahora teníamos esparcidas por diferentes sitios. Además podemos organizar estas fuentes en diferentes pestañas según su contenido (trabajo, blogs, etc.).

¿Cómo se crea? Se puede crear con iGoogle, MyYahoo!, Netvives, PageFlakes, etc. Para algunas como iGoogle o MyYahoo! es necesario tener activada su cuenta de correo electrónico, pero Netvives o PageFlakes ofrecen esta herramienta sin tener una cuenta de correo concreta.

¿Cómo se configura? Cuando hayamos decidido cuál utilizar, nos registraremos y podremos acceder a nuestra página, que estará vacía. A partir de ahí podemos definir cuántas pestañas queremos que tenga, dar un nombre a cada una de ellas y empezar a añadir el contenido. Por ejemplo, podemos tener una pestaña que incluya todo lo relacionado con nuestra actividad profesional (correo electrónico, agenda, documentos, enlaces) y otra dedicada a las fuentes de información (blogs, periódicos, etc.). Los elementos se añaden introduciendo la URL correspondiente y podemos organizarlos en diferentes columnas y en el orden que queramos, basta con arrastrar cada elemento. También podemos configurar un fondo diferente para cada pestaña, lo que nos ayudará a diferenciarlas con claridad (existen infinidad de diseños).

¿Por qué resulta tan útil? No solamente por el hecho de tenerlo todo en un mismo sitio y poder consultarlo desde cualquier lugar, sino también porque tenemos la información actualizada y nos permite ahorrar tiempo. Cada elemento que añadimos aparece en un recuadro en la pestaña que hemos seleccionado y, para acceder a cada elemento, solo tendremos que pulsar en el recuadro correspondiente. Si se trata de nuestro correo electrónico, aparecerán los últimos mensajes recibidos, y si pulsamos en él, accederemos directamente al gestor del correo. Si se trata de un blog, en el recuadro aparecerán los últimos artículos publicados y podremos decidir si hay alguno que nos interesa leer. Si hasta ahora accedías de forma independiente a todos los blogs que seguías, ahora los puedes tener todos juntos en una misma página y consultar en un vistazo las publicaciones recientes.

Para que os hagáis una idea, aquí tenéis una imagen de la pestaña de blogs de mi página de inicio:

De este modo, en una sola pantalla tenemos toda la información que necesitamos consultar habitualmente y nos permite estar al día de forma rápida y práctica.

Organizar el despacho

Acabo de incorporarme al trabajo tras las vacaciones, así que dedicaré esta primera semana a ponerlo de nuevo todo en marcha y, antes que nada, a terminar de ordenar el despacho.

Cada año, unos días antes del ansiado mes de descanso y desconexión, aprovecho para limpiar y reordenar la zona de trabajo. En principio sólo se trata de revisar los papeles que, inevitablemente, se han ido acumulando durante el curso para decidir cuáles merece la pena guardar y clasificarlos donde corresponda. Pero, durante esos momentos, siempre encuentro alguna forma mejor de organizar las cosas y, esta vez, el cambio ha sido incluso más profundo gracias a los artículos Be Productive Working at Home10 Ways to Relaxify Your Workspace, que contienen muy buenas ideas, especialmente para los que trabajamos en casa, para crear un entorno de trabajo más agradable y productivo, así que me he puesto manos a la obra y he aplicado algunos de los buenos consejos que dan. Aquí teneis un resumen de los más destacados, con algunas aportaciones.

Consejos para crear una zona de trabajo más productiva

  • Tener a mano todo lo que necesitamos para trabajar para evitar interrupciones innecesarias. Además, si tenemos a la vista únicamente lo relacionado con lo que estamos haciendo en ese momento y guardamos el resto, nos concentraremos mejor, y evitaremos distraernos con tareas pendientes. Un buen hábito es dejar preparado, antes de terminar la jornada laboral, lo que necesitaremos pare el día siguiente y guardar el resto en su sitio.
  • Eliminar todas las distracciones, especialmente las visuales que no son cosas específicas del trabajo y que pueden atraer nuestra atención. Para ello resulta especialmente útil tener espacios independientes donde guardar el material del trabajo de las cosas personales. Una buena forma es tener un lugar donde poner toda la correspondencia de la casa y los documentos personales. Y si en casa hay niños, con una pizarra y un calendario podemos convertir la cocina en el centro de gestión de la vida familiar.
  • Tener un lugar donde guardar de forma ordenada las cosas del trabajo: materiales de referencia bien clasificados, una bandeja para los trabajos en curso y otra para los terminados y un espacio exclusivo para los diccionarios y libros de consulta. De este modo podremos localizar fácilmente el material que necesitemos en cada momento.

Consejos para crear una zona de trabajo más agradable

Unos pocos cambios pueden ayudar a personalizar el despacho y a convertirlo en un lugar que forme parte de nosotros, en el que nos sintamos realmente cómodos.

  • Personalizarlo añadiendo objetos y fotos personales que nos recuerden buenos momentos.
  • Crear una atmósfera más relajante y un ambiente más acojedor poniendo una planta.
  • Refrescar el ambiente con un ambientador con vaporizador; será el toque final.

Y, por último, una buena iluminación, una superficie de trabajo adecuada (y despejada) y una silla cómoda también nos ayudarán a trabajar mejor.