Cuando te rechacen un presupuesto, ponte a trabajar

Recibimos una llamada o un correo electrónico de un posible cliente que nos pide un presupuesto. Analizamos la documentación que se tiene que traducir y elaboramos un documento claro y conciso con todos los datos. Lo convertimos a pdf y lo mandamos.

A partir de ahí, podemos tener una actitud pasiva y esperar la posible respuesta o ser proactivos para mostrar nuestro interés, cada uno decide, pero indudablemente es mejor actuar antes que esperar sentados. Si somos activos llamaremos al posible cliente y le comunicaremos que hemos mandado el presupuesto. En la mayoría de los casos agradecerá nuestra llamada porque le evitaremos que tenga que estar pendiente de la bandeja de entrada. Y ya que le tenemos al teléfono, aprovecharemos y nos ofreceremos para resolverle las dudas que le puedan surgir cuando lo lea.

Tras unos días, que variarán en función de la urgencia del encargo, nos pondremos de nuevo en contacto con él para saber si, en efecto, ha recibido correctamente el presupuesto, para aclararle alguna duda que pueda tener y conocer si ha tomado una decisión. Puede que en ese mismo momento nos confirme el encargo o, en el peor de los casos, que ha aceptado otro presupuesto. En el primer caso, nos pondremos manos a la obra. En el segundo, nos quedará aún trabajo por delante: cada vez que nos rechazan un presupuesto hay un motivo y nuestro objetivo es descubrirlo. Lograr esta información nos permitirá seguir actuando en la misma dirección o nos llevará a introducir cambios que nos permitirán mejorar.

¿Por qué nuestro presupuesto no ha sido aceptado?

Cuando un encargo no se materializa por una cuestión de precio, ahí no podremos hacer nada, siempre y cuando hayamos valorado el trabajo a conciencia. Ese es nuestro precio, ya saldrán nuevas oportunidades.

También puede darse que otro traductor haya ofrecido un plazo de entrega más ajustado. De nuevo, es importante evaluar bien el trabajo, y debemos proponer un plazo realista. No es aconsejable comprometernos a entregar traducciones en plazos demasiado justos cuando sabemos que necesitaremos más tiempo y arriesgarnos, así, a ofrecer un servicio de menor calidad. Otra vez será.

Pero también pueden darse otras situaciones. ¿No conseguimos el encargo porque alguien respondió antes que nosotros? Tendremos que analizar, pues, en qué momento recibimos la petición y cuánto tiempo tardamos en mandar el presupuesto. Si recibimos la solicitud dentro de nuestro horario de trabajo habrá que valorar si el tiempo de respuesta fue razonable. Por el contrario, si ya habíamos terminado también podremos sospesar si nos interesa estar pendientes del correo y del teléfono fuera de nuestro horario. Lo importante, en este punto, es ser consecuentes: si decidimos no responder a los correos o no atender las llamadas en cuanto damos por terminada la jornada, luego no debemos lamentarnos de oportunidades perdidas. Sería un contrasentido.

Otra posibilidad es que el cliente haya recibido un presupuesto que le haya generado más confianza que el nuestro. De ser así, deberemos someter a examen el documento que presentamos y pensar bien qué modificaciones podemos introducir para que el posible cliente se decida por nosotros. Elabora un nuevo documento y dáselo a otras personas para que te den su opinión. Verás como hay cosas que se pueden mejorar, tanto de la presentación y la estructuración de la información como del contenido.

¿Cómo podemos saber por qué motivo nuestro presupuesto no ha sido aceptado?

En cuanto hayamos evaluado los motivos que pueden llevar a un posible cliente a rechazar un presupuesto, podemos redactar un breve cuestionario con la información que queremos obtener y cuyas preguntas variarán en función de cómo tengamos organizada nuestra actividad. Por ejemplo, si un traductor tiene por norma mandar de forma inmediata el presupuesto tras recibir la solicitud, no le servirá de nada preguntarle al cliente si no ha formalizado el encargo porque otro ha respondido antes. Todo dependerá de cada uno y de su propia forma de trabajar.

Una vez preparado el cuestionario, cuando se confirme el primer rechazo podremos mandarlo por correo electrónico o bien formularlo por teléfono. Como siempre, la opción del teléfono es mejor porque tendremos más posibilidades de lograr la información que buscamos. De no ser posible, siempre podemos recurrir al correo electrónico, pero es fundamental que haya pocas preguntas y que se puedan responder fácilmente, así que lo mejor seguramente será incluirlas en el texto del mensaje para que se puedan responder directamente dentro del correo de respuesta.

Apunte final

Indudablemente, no será fácil que nos contesten siempre y debemos plantearnos si recurrir sistemáticamente a estos breves cuestionarios o solamente en determinados casos. Además, es muy probable que los beneficios de todo ello se perciban de forma diferente en función de la visión que tenga cada uno de su propia actividad profesional y de su forma de desarrollarla. Desde mi punto de vista, mediante esta información podemos reafirmar si estamos en la dirección correcta o plantearnos cambios que nos permitirán mejorar.

About Irene Vidal

Soy traductora freelance especializada en textos jurídicos y técnicos, además de co-fundadora y CEO de 4Visions Manager. Gran aficionada a la montaña y al running.

12 responses to “Cuando te rechacen un presupuesto, ponte a trabajar”

  1. Curri says :

    Muy interesante. Gracias🙂
    Tomo nota de lo de enviar un presupuesto de forma separada. Hasta ahora solo lo hacía si me lo pedían🙂
    Y bueno, las veces que lo han rechazado han sido siempre monetarias. Creo que en estos momentos es importante también informar al cliente del motivo de por qué pones un precio más elevado, y, aunque seguro que no le convencerás para que cambie de opinión, a lo mejor la próxima vez se dará cuenta de que una traducción de calidad tiene un precio.

  2. Anonymous says :

    Muy interesante la entrada. ¿Qué tipo de preguntas pondrías en el formulario?

  3. Ana says :

    ¡Me ha gustado mucho esta entrada!

    Nunca se me habría pasado por la cabeza lo del cuestionario.

    Son unos consejos muy útiles, ¡sigue así!😀

  4. Playmobil says :

    Creo que tu entrada es muy útil. Sin duda, muchas veces no nos damos cuenta de que, en vez de lamentarnos cuando no nos aceptan un presupuesto, es mejor recurrir a alguno de los consejos que das. Yo suelo saber por qué rechazan los míos. Cuando ha sido cuestión de precio, no me como mucho la cabeza. Si es porque se me han adelantado o han ofrecido un servicio que no doy, intento ponerme las pilas en la siguiente oportunidad🙂

  5. Irene Vidal says :

    Curri, gracias por tu comentario. Estoy totalmente de acuerdo con lo que dices. Si es una cuestión de precio, le puedes explicar al cliente tu forma de trabajar y justificar el precio, será un indicativo claro de tu interés por hacer bien el trabajo. Y quizá en otra ocasión decidan trabajar contigo, nunca se sabe.

  6. Isabel García Cutillas says :

    Interesante entrada, Irene. Sin duda, averiguar los motivos por los que te han rechazado un presupuesto da pistas muy valiosas para mejorar nuestra forma de hacer las cosas.
    Respecto a la velocidad de respuesta, me gustaría comentar lo siguiente: muchas veces no es posible enviarle al cliente un presupuesto inmediatamente porque estamos ocupados con otras tareas. En tal caso, en vez de no dar señales de vida hasta que puedo hacer y enviar el presupuesto, suelo contestar enseguida al correo del cliente con un breve mensaje en el que le doy las gracias por su solicitud y le informo de que le enviaré el presupuesto a tal hora, siempre y cuando no lo necesite con más urgencia. Así demuestras que estás al pie del cañón, que te interesa el trabajo y que atiendes rápidamente los correos de los clientes.

    Un saludo,
    Isabel

  7. Irene Vidal says :

    Como ya he comentado en el artículo, las preguntas para el formulario las tiene que evaluar cada uno en función de cómo tenga organizada su actividad, de su horario de trabajo, de su disponibilidad para leer el correo y atender las llamadas fuera de las horas de trabajo, etc. Creo que hay sólo una que estará en todos los cuestionarios: la del precio.

  8. Irene Vidal says :

    Ana, muchas gracias por tu comentario y por animarme a seguir.

  9. Irene Vidal says :

    Ana (Playmobil), se trata exactamente de lo que dices, de no quedarnos sentados lamentándonos por un trabajo perdido y ver qué podemos hacer para mejorar.

  10. Maria says :

    Tienes mucha razón, pero en mi experiencia es difícil conseguir respuestas detalladas a por qué no te han aceptado un presupuesto cuando no es por precio. ¿Tal vez con clientes directos sea más fácil que con agencias?

  11. Irene Vidal says :

    Isabel, es verdad que muchas veces no podemos interrumpir el trabajo que estamos haciendo para elaborar el presupuesto que nos acaban de pedir. Yo también hago como tú, le respondo al cliente confirmando la recepción de la solicitud y le indico cuándo podré enviarle el presupuesto. Es cuestión de mantener al cliente informado en todo momento, él lo agradece y tú das muestras de profesionalidad.
    Saludos,
    Irene

  12. Irene Vidal says :

    Maria, es verdad que es difícil, pero como no cuesta nada preguntar, mejor intentarlo que quedarse con la duda. Aunque sean pocas las respuestas que obtengamos, seguro que nos permitirán mejorar.
    Saludos,
    Irene

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